Các đơn vị triển lãm không được “Bán hàng trong triển lãm”. Nếu phát hiện, BTC sẽ có quyền yêu cầu chấm dứt các hoạt động này và sẽ có biện pháp xử lý phù hợp.

Các đơn vị triển lãm không được dán sticker, bảng hiệu, băng rôn hay các tài liệu / vật phẩm mang tính chất quảng cáo ngoài gian hàng ngoại trừ những chỗ được BTC quy định và có trả phí. Tương tự, nhân viên của đơn vị triển lãm sẽ không được phát tờ rơi, giấy mời v.v.. dọc các lối đi hay gần cửa ra/vào của nhà triển lãm, khu vực ăn uống, nhà hàng, khu vực chung của triển lãm, tránh làm phiền các đơn vị triển lãm khác và khách tham quan.Những hoạt động này phải được thực hiện bên trong gian hàng.

Tất cả các loại xe cá nhân nói chung như Segways, giày trượt, xe đạp, ván trượt, hay những phương tiện có bánh xe đều bị cấm sử dụng trong khu vực triển lãm.

BTC hoan nghênh các công ty trưng bày có những hoạt động tương tác với khách tham quan. Tuy nhiên, đơn vị triển lãm nên chú ý để tránh ảnh hưởng đến các đơn vị triển lãm xung quanh. Thiết bị loa phát thanh / thiết bị trình chiếu đều phải hướng xuống và hướng vào bên trong gian hàng, không hướng ra ngoài lối đi hay ảnh hưởng đến các gian hàng khác. Âm lượng phải điều chỉnh không vượt quá 70dB.

BTC có thể yêu cầu những hoạt động trên diễn ra trong những khung giờ cụ thể với sự đồng ý của các đơn vị tham gia triển lãm để chắc chắn rằng các hoạt động trên diễn ra thật hiệu quả và đạt được mục tiêu công ty đề ra. Các đơn vị triển lãm cũng lưu ý về vị trí và không gian khách tham quan tham gia các hoạt động thuyết minh / vận hành thử, tránh làm tắc nghẽn lối đi và chắn tầm nhìn của các gian hàng khác.

Trừ các trường hợp đã xin phép, các loại động vật / thú nuôi đều không được vào triển lãm với mục đích thu hút, trình diễn cho triển lãm.

Nguồn điện cung cấp:

  – 3 pha 4 dây, 380 volts ±10%

  – 1 pha 2 dây, 220 volts ±10%

Tần số 50Hz trong khoảng +/- 10-15%

Hệ số công suất: Lệch pha không dưới 0.85 lagging

Quy định trên đi với các thông số sau:

a.Khởi động động cơ: Tất cả các động cơ máy đều phải có bộ bảo vệ tự động độc lập trước các nguy cơ quá tải sử dụng các khởi động sau:

- i.Thiết bị tối đa  5 HP: Khởi động trực tiếp

- ii.5 đến 25 HP:  sao - tam giác.

- iii. Trên 25 HP: Biến thế tự động

b. Tất cả các kết nối lắp đặt điện từ nguồn chính của nhà triển lãm phải do đơn vị thầu chính  thức của BTC thực hiện.

c. Đơn vị tham gia triển lãm cầu tự đấu nối máy biến thể, ổn áp vào thiết bị triển lãm của mình và vui lòng thông báo cho BTC biết trước.

d. Tất cả các thiết bị điện kéo từ nguồn của BTC đều phải được nhân viên chuyên trách của BTC kiểm duyệt trước khi bật các nguồn.

Tải trọng sàn được toà nhà quy định và buộc phải tuân thủ. Tuy nhiên, tùy vào từng trường hợp cụ thể nếu có sự đồng ý của tòa nhà, thiết bị có trọng lượng lớn hơn quy định sẽ được sắp xếp riêng bao gồm việc đặt ván thép bên dưới. BTC sẽ quy định thời gian riêng cho đơn vị vận chuyển đưa hàng hóa kích thước và trọng lượng lớn vào. Vui lòng liên hệ BTC để biết chi tiết.

a. Việc vận hành phải sử dụng các thiết bị an toàn chuyên dụng. Những thiết bị này chỉ có thể tháo rời khi máy móc đã ngắt nguồn.

b. Máy móc vận hành phải được đặt ở vị trí có khoảng cách an toàn đối với khách tham quan. Chúng tôi khuyến khích các công ty bố trí nhân viên bảo vệ trực tại những vị trí này.

c. Tất cả bình áp suất hoặc thiết bị chịu áp lực cao đều phải tuân theo những quy định và tiêu chuẩn an toàn. Mọi thiết bị sẽ phải được BTC kiểm duyệt trước khi đưa vào vận hành.

d. Tất cả các động cơ, mô tơ, máy móc chạy bằng điện đều phải bảo đảm về các quy định cháy nổ.

a. Dây điện, thiết bị điện trần đều không được phép sử dụng tại triển lãm.

b. Không được phép sử dụng các chất khí LPG, khí gây cháy tại triển lãm. Tất cả các loại bình chứa và khí trơ đều phải có giấy chứng nhận an toàn còn hiệu lực và được sự chấp nhận từ tòa nhà trước khi được vận chuyển và lắp đặt.

c. Không được phép sử dụng các chất phóng xạ trừ các trường hợp được sự đồng ý và có giấy tờ chứng nhận từ BTC. Bất kỳ chất phóng xạ nào được sử dụng phải tuần thủ nghiêm ngặt các quy định của cơ quan chức năng liên quan.

Không được sử dụng các thiết bị phát ra lửa trong nhà triển lãm.

Các gian hàng phải được trải thảm hoặc làm sàn để phân định rõ gian hàng với khu vực chung. Ngoại trừ những gian (4 mặt mở), các gian còn lại đều phải dựng vách sau. Các gian hàng liền kề cũng phải dựng vách hai bên.

Các gian hàng đều không được làm trần giả, trừ khi là gian hai tầng. Tuy nhiên, các loại trần dạng lam, hoặc lưới (không ảnh hưởng đến vòi phun nước trong trường hợp hoả hoạn) sẽ được phép giàn dựng.

Các đơn vị triển lãm không được cơi nới, đặt các vật dụng, các sản phẩm trưng bày ngoài phạm vi gian hàng ký kết trên hợp đồng. Các đơn vị sẽ phải trả thêm phí cho phần diện tích sử dụng thêm và BTC có quyền di dời các đồ vật ở khu vực không cho phép. Tương tự, các vật dụng chiếu sáng cũng chỉ được lắp đặt trong phạm vi của gian hàng. Đơn vị triển lãm nào vi phạm các quy định trên sẽ phải trả phí tương ứng với diện tích đang sử dụng thêm.

Chiều cao tối đa cho phép của gian hàng là 2.5m (8.3ft). Bất kỳ thiết kế nào vượt quá chiều cao quy định này sẽ phải gửi thiết kế cho BTC ít nhất 10 tuần trước ngày giàn dựng để BTC duyệt. Nếu thiết kế được duyệt, gian hàng đó phải dựng vào phía trong 1m (tương đương 3.28ft) với gian hàng bên cạnh. Quy định này cũng áp dụng cho các gian hàng treo biển bảng (banner) quảng cáo hoặc các vật liệu khác từ trên trần nhà xuống.

Chiều cao gian hàng tối da cho phép: 4.5m.

Tất cả các gian hàng không phân biệt chiều cao đều phải mở ít nhất nửa phần mặt tiền hướng ra lối đi chung hoặc sử dụng vật liệu trong suốt. Phần này phải được để mở, không che lấp.

Tất cả các vật liệu sử dụng trong giàn dựng đều phải là vật liệu chống cháy theo quy cách quy định.

Các gian hàng hai tầng chỉ áp dụng cho diện tích từ 60m2 trở lên. (Tuỳ vào những trường hợp cụ thể).

Đối với các gian hàng hai tầng, các van nước chữa cháy (mỗi van sử dụng cho diện tích 12m2) hoặc những hệ thống dẫn nước chữa cháy phải được chuẩn bị cho gian tầng dưới.

Thiết kế, quy cách giàn dựng và tháo dỡ của gian hàng hai tầng sẽ phải tuyệt đối tuân thủ theo cái quy định và hướng dẫn của các bên liên quan bao gồm BTC và đơn vị chủ quản toà nhà.

Thiết kế và sơ đồ của gian hàng hai tầng sẽ phải nộp về BTC để duyệt ít nhất trước ngày giàn dựng 3 tháng.

Không được cắt, dũa hay khoan đục sàn và tường nhà triển lãm trong mọi tình huống. Các đơn vị triển lãm cũng không được sử dụng các sản phẩm băng dính để tránh để lại vết hoặc làm hỏng sàn, tường hoặc giấy dán tường. Các quy định trên cũng áp dụng cho các gian hàng dựng bởi BTC. BTC sẽ tính phí cho bất kì hư hỏng lên kết cấu gian hàng.

a. BTC đã chỉ định các nhà thầu chính thức phục vụ tại triển lãm để đảm bảo công tác giàn dựng và tháo dỡ hiệu quả và đúng quy định. Vui lòng xem thêm tại danh sách liên hệ cần thiết. Ngoài ra, các đơn vị triển lãm vẫn có thể tự chỉ định nhà thầu dàn dựng bên ngoài. Các đơn vị triển lãm sẽ chịu toàn bộ trách nhiệm trong các giao dịch.

b. Việc chỉ định nhà thầu chính thức nhằm phục vụ cho sự thuận tiện của các đơn vị tham gia triển lãm và BTC không có bất kỳ trách nhiệm nào liên quan đến hợp đồng giữa đơn vị tham gia triển lãm và các nhà thầu, đại lý và các nhân viên của họ.

c. Đơn vị vận chuyểnchính thức được chỉ định nhằm: Để giải quyết khâu thủ tục hải quan đối với các hàng hoá tạm nhập tái xuất. · Xử lý các vấn đề liên quan đến máy móctại triển lãm.

Để đám bảo an toàn, chỉ có nhà thầu chính của BTC mới được tiến hành lắp đặt đường dây và thiết bị điện. Vui lòng tham khảo quy định dưới đây của tòa nhà về việc giàn dựng gian hàng:

a. Đơn vị triển lãm có thể chọn nhà thầu riêng cho các thiết kế và giàn dựng với sự đồng ý của BTC và đơn vị chủ quản toà nhà I.C.E Hanoi.

b. Sơ đồ bố trí gian hàng, các bản phối cảnh 3D đều phải gửi BTC duyệt trước 2 tháng triển lãm).

c. Theo quy định của toà nhà, đơn vị dàn dựng bên ngoài đều phải ký quỹ USD12/m2 (sẽ được hoàn trả). Thêm vào đó, phí thẻ đeo cho công nhân dàn dựng là USD6/thẻ và phí quản lý là USD6/m2 theo diện tích gian hàng đã ký. Đơn vị triển lãm muốn tự giàn dựng gian hàng (không sử dụng dịch vụ nhà thầu chính thức và nhà thầu ngoài) cũng phải tuân theo quy định này. Các gian hàng nào giàn dựng ngoài giờ quy định sẽ nộp phí theo quy định của toà nhà.

Các khoản phí này nhằm bảo đảm các quy định của BTC (đã nêu trong cẩm nang triển lãm này) và I.C.E Hanoi (Quy định và điều lệ triển lãm) phải được chấp hành nghiêm túc trong trường hợp xảy ra hư hại gián tiếp hoặc trực tiếp.

Nhà thầu hoặc đơn vị triển lãm có nhiệm vụ đóng thêm các chi phí nếu xảy ra vi phạm vượt ngoài mức đóng ký quỹ. Các đơn vị tự chịu trách nhiệm về việc tuân thủ các quy định của các đơn vị giàn dựng.

Vui lòng liên hệ với đơn vị vận chuyển được chỉ định về các yêu cầu về kho bãi. Nếu không, đơn vị triển lãm phải tự sắp xếp. Đơn vị triển lãm không được để bất cứ vật dụng nào bên trong nhà triển lãm ngoài phạm vi gian hàng.

BTC có quyền bỏ các thùng giấy, các sản phẩm, thiết bị để lại trong triển lãm. Chi phí sẽ do đơn vị triển lãm chịu trách nhiệm.

Trong suốt những ngày diễn ra triển lãm, BTC chịu trách nhiệm làm vệ sinh ở các khu vực chung như thảm trải bên trong gian hàng tiêu chuẩn, thảm lối đi. Đơn vị triển lãm và / hoặc nhà thầu chỉ định sẽ chịu trách nhiệm dọn dẹp các vật liệu dư thừa, rác thải khi dàn dựng và tháo dỡ gian hàng. Tất cả các lối đi đều phải sạch sẽ, không có vật cản.

a. BTC sẽ chịu trách nhiệm về vấn đề an ninh chung xuyên suốt triển lãm. Đơn vị triển lãm sẽ không được phép ở lại sau những giờ quy định.

b. Bảo vệ sẽ đi tuần thường xuyên trong khu vực triển lãm nhưng không có trách nhiệm bảo vệ hàng hoá riêng của bất kỳ một gian hàng nào.

c. Đối với thiết bị hoặc hàng trưng bày có giá trị cao, đơn vị triển lãm nên thuê dịch vụ bảo vệ riêng. Vui lòng liên hệ với công ty an ninh do BTC chỉ định. Lưu ý không có nhân viên củađơn vị triển lãm nào được ở lại sau giờ triển lãm.

d. Vì lý do an ninh và an toàn, các thiết bị, hàng hoá trưng bày không được di dời ra khỏi nhà triển lãm trong thời gian triển lãm.

e. Nhân viên của đơn vị triển lãm phải đeo thẻ đeo hợp lệ. Vui lòng xem thêm Form 11 – Thẻ đeo đơn vị triển lãm và nhà thầu cũng như những quy trình an ninh cho triển lãm.

Tất cả những quy định đã nêu hoặc quy định phát sinh do các bên liên quan có thẩm quyền đặt ra. Các đơn vị triển lãm và nhà thầu buộc phải nghiêm chỉnh chấp hành.